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Googleフォームで回答があったときメールで通知する3つの方法

解答欄ボタンWEB
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お問い合わせやアンケートなど様々な使い方ができるGoogleフォームで、回答(フォームからのお問い合わせ)があったとき、メールで通知する3つの方法です。

Googleフォームの通知を使う

解答欄ボタン

グーグルフォームの設定画面、回答の欄を選択し3つの点をクリックします。

選択する

「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックします。

チャックマーク

チェックマークがついていれば完了です。

スプレッドシートとリンクさせてスプレッドシートから送信する

グーグルフォームの回答をまとめておくのに、スプレッドシートを利用される方が多いかと思います。

スプレッドシートとフォームをリンクさせている場合、スプレッドシートからメールを送信することが可能です。

グーグルフォームとスプレッドシートをリンクさせる

スプレッドシートとのリンク

グーグルフォームの回答>緑色のプラスボタンをクリックします。

回答先の選択

グーグルフォームとリンクさせるスプレッドシートを選択(新規作成)します。

スプレッドシート設定

スプレッドシートでツール>通知ルールをクリック。

通知ルールの設定

ユーザーがフォームを送信したとき

メールーその都度

の設定がよいかと思います。

追加も可能

再度、スプレッドシートでツール>通知ルールをクリックすると、別のルールを追加して、通知することもできます。

Google Apps Scriptを使ってメール通知する

グーグルフォームとスプレッドシートからのメール送信はgmailだけしか設定できませんが、Google Apps Scriptを使用するとgmail以外のメールアドレスでも設定できます

画面幅を広くする

画面を広げる

まずは、画面サイズ(ウィンドウサイズ)を広くしましょう。

画面サイズ(ウィンドウサイズ)を広くしないと、設定するところが表示されません。

画面サイズ(ウィンドウサイズ)が小さいと、3点をクリックしてもメニューにスクリプトが表示されません。

メニューに表示されない
メニューを開いてもない

スクリプトを設定する

スクリプトを選択

送信ボタンの右側にある3つの点をクリックして、メニューを表示させます。

メニューにあるスクリプトエディタをクリックしましょう。

Chromeでスクリプトエディタが起動しない場合は、Chromeのグーグルのログイン状態を確認してください。

ChromeでのログインIDと、フォームのログインIDが異なっていると、作業できないようです。

スクリプトをコピペ

スクリプト

上のような画面に切り替わりますので、下記のスクリプトをコピペし、メールアドレス、メール件名を変更しましょう。

function sendform(e){
   var items = e.response.getItemResponses();
   var msg = '';
   for (var i = 0; i < items.length; i++) {
     var item = items[i];
     var q = item.getItem().getTitle();
     var a = item.getResponse();
     msg += q + ': ' + a + '\n\n';
   }
   GmailApp.sendEmail('送信先のメールアドレス', '送信件名', msg);
 }

メール本文の変数がmsgで、for文でグーグルフォームのアイテムタイトル?(質問1など)と、答えをグーグルフォームで設定した分だけ回して、本文にしています。

もし、本文に回答が必要なければ、次のようにしてもよいかと思います。

function sendform(e){
   GmailApp.sendEmail('送信先のメールアドレス', '送信件名', 'メール本文 改行するときは\nを入れる');
 }
貼り付けた例

コピペして貼り付けたら、最後に空欄の1行を改行で入れてください。

トリガーの設定

スプリプトを実行してもらうために、トリガーを設定します。

トリガーを設定しないと、メールは送信されません。

トリガー設定

スクリプトを入力した画面で、編集>現在のプロジェクトのトリガーをクリックします。

下記のように設定しましょう。

トリガー設定

これで設定は終了です。

実際にメールが送信されるか確認するようにしましょう。

Kazunori Kamiyaさまの記事を参考にしました。
https://medium.com/@kazunorikamiya/google%E3%83%95%E3%82%A9%E3%83%BC%E3%83%A0%E3%81%AE%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%9A%E7%9F%A5%E3%82%92%E6%8C%87%E5%AE%9A%E3%81%97%E3%81%9F%E3%82%A2%E3%83%89%E3%83%AC%E3%82%B9%E3%81%AB%E9%80%81%E3%82%8B%E6%96%B9%E6%B3%95-google-apps-script%E4%BD%BF%E7%94%A8-4b58f2049bd9

最も早く通知できるのはGoogle Apps Script

3つとも設定してテストした結果、Google Apps Scriptが最も早く、フォームとスプレッドシートは同じタイミングでメールがきました。

恐らく、環境などで変化すると思いますが、参考にしてくださいね。